La présente politique explique comment Iabsis traite vos données personnelles lorsque vous visitez le site doccollector.com (DocCollector) et lorsque vous soumettez l'un de nos formulaires publicitaires sur Facebook ou Instagram (Meta Lead Ads). Nous accordons une importance particulière à la protection et à la souveraineté des données : cette politique décrit précisément ce que nous collectons, pourquoi, et les droits dont vous disposez.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données décrites ci-dessous est :
Iabsis
Chem. des Préjins 18, 1218 Le Grand-Saconnex
Suisse
info@iabsis.com
2. Champ d'application
Cette politique couvre deux situations où nous agissons en tant que responsable du traitement : la consultation de notre site vitrine et la soumission de notre formulaire de contact publicitaire Meta destiné à l'acquisition de clients.
Elle ne concerne pas les données que nos clients (cabinets, cliniques ou entreprises) traitent au moyen de la plateforme DocCollector pour collecter les documents de leurs propres contacts. Pour ces traitements, notre client est responsable du traitement et Iabsis agit uniquement comme sous-traitant, dans le cadre d'un accord de traitement dédié.
3. Données que nous collectons
3.1 Navigation et mesure d'audience
Lorsque vous consultez notre site, nous collectons des données techniques et statistiques :
- données de connexion (adresse IP, type de navigateur, pages consultées, horodatage) via nos journaux serveur ;
- mesure d'audience et analyse d'usage via Google Analytics et Microsoft Clarity, chargés uniquement après votre consentement au dépôt de cookies ;
- chargement des polices d'écriture via Google Fonts.
3.2 Création de compte et essai
Si vous créez un compte ou démarrez un essai, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail et les informations nécessaires à l'ouverture de votre espace. Les paiements éventuels sont traités par notre prestataire Stripe ; nous ne stockons jamais vos données de carte bancaire.
3.3 Formulaire publicitaire Meta (Lead Ads)
Lorsque vous soumettez volontairement l'un de nos formulaires instantanés (Instant Form) diffusés sur Facebook ou Instagram, nous recevons :
- votre nom et votre adresse e-mail ;
- vos réponses aux questions de qualification : votre rôle, la taille de votre structure (par ex. cabinet ou clinique) et votre méthode actuelle de collecte de documents.
Ces données sont pré-remplies par Meta à partir de votre profil Facebook ou Instagram, puis transmises à Iabsis après votre validation du formulaire. La source de ces données est donc le formulaire Meta Lead que vous soumettez.
3.4 Formulaires de nos pages de campagne
Lorsque vous remplissez un formulaire sur l'une de nos pages de campagne, nous collectons directement sur nos propres serveurs les informations que vous nous communiquez : votre nom, votre prénom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone lorsque vous le renseignez, ainsi que vos réponses au questionnaire de qualification. Nous enregistrons également l'origine de votre visite (paramètres UTM, identifiant de clic publicitaire fbclid, page référente), votre adresse IP et votre navigateur.
Ces données sont traitées pour répondre à votre demande, vous envoyer le document que vous avez demandé et vous contacter au sujet de nos services. Elles sont conservées 24 mois à compter du dernier échange.
Vos coordonnées sont transmises à Brevo, notre prestataire d'e-mailing établi dans l'Union européenne, qui se charge de l'envoi du document demandé. Une notification interne est par ailleurs adressée à notre équipe commerciale.
Nos pages de campagne intègrent en outre deux contenus fournis par des tiers : un module de prise de rendez-vous Calendly sur la page de réservation, et un lecteur vidéo YouTube (en mode sans cookie) sur la page de présentation ; l'un comme l'autre reçoivent votre adresse IP et les informations de votre navigateur dès le chargement de la page. Nous ne leur transmettons aucune donnée d'identification : si vous réservez un rendez-vous, les coordonnées que vous saisissez dans le module sont traitées par Calendly.
4. Finalités du traitement
- vous envoyer le contenu (guide, ressource ou démonstration) que vous avez demandé via le formulaire ;
- assurer le suivi commercial et vous adresser des communications de prospection pertinentes (e-mails de suivi) ;
- qualifier votre besoin afin d'adapter notre accompagnement ;
- exploiter, sécuriser et améliorer notre site et nos services.
5. Bases légales
Selon le RGPD (UE), le UK GDPR et la loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD), nos traitements reposent sur :
- votre consentement, que vous donnez librement en soumettant le formulaire et en acceptant les cookies de mesure d'audience ;
- notre intérêt légitime à développer notre activité par une prospection commerciale B2B mesurée et à assurer la sécurité de nos services.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment (voir la section « Vos droits »).
6. Durées de conservation
- données de lead (formulaire Meta) : conservées jusqu'à 24 mois après le dernier contact si la relation ne se concrétise pas, puis supprimées ou anonymisées ;
- données de compte : pendant la durée de la relation contractuelle, puis selon nos obligations légales de conservation ;
- données de mesure d'audience : selon la durée de vie des cookies concernés et les réglages de nos outils d'analyse.
7. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont jamais vendues. Elles peuvent être traitées, pour notre compte et selon nos instructions, par les sous-traitants suivants :
- Meta Platforms (Facebook/Instagram) : diffusion des publicités et collecte initiale du formulaire de leads ;
- Brevo : outil d'e-mailing et de gestion de la relation client pour le suivi commercial ;
- Google (Analytics, Fonts) et Microsoft (Clarity) : mesure d'audience et analyse d'usage ;
- Stripe : traitement des paiements ;
- Calendly LLC (États-Unis) : prise de rendez-vous depuis nos pages de campagne ;
- notre hébergeur, dont l'infrastructure est située en Suisse.
8. Transferts hors de Suisse et de l'UE
Nos données sont hébergées en Suisse. Certains de nos sous-traitants (notamment Meta, Google et Microsoft, ainsi que Calendly) sont établis aux États-Unis et peuvent traiter des données hors de l'Espace économique européen et de la Suisse. Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne et les mécanismes reconnus équivalents en droit suisse et britannique.
9. Cookies et traceurs
Notre site dépose des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (dont votre préférence de langue) ainsi que, après votre consentement, des cookies de mesure d'audience (Google Analytics, Microsoft Clarity). Vous pouvez accepter ou refuser ces derniers via la bannière affichée lors de votre première visite, et modifier votre choix à tout moment.
Nous utilisons également le pixel Meta (Meta Platforms Ireland Limited) afin de mesurer l'efficacité de nos campagnes publicitaires et d'attribuer les conversions issues de nos annonces. Ce traceur poursuit une finalité publicitaire, distincte de la mesure d'audience : il n'est déposé qu'après votre consentement explicite à cette finalité spécifique. Vous pouvez l'accepter ou le refuser séparément dans la bannière de cookies et modifier votre choix à tout moment via le lien « Gérer les cookies » affiché en bas de nos pages de campagne.
10. Vos droits
Conformément au RGPD, au UK GDPR et à la nLPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- droit d'accès, de rectification et d'effacement ;
- droit d'opposition et de limitation du traitement ;
- droit à la portabilité de vos données ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment ;
- droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données compétente.
Pour exercer ces droits, écrivez-nous à info@iabsis.com. Tout e-mail de prospection contient par ailleurs un lien de désinscription.
11. Sécurité des données
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction. Toutes les communications avec notre site sont chiffrées via SSL/TLS et notre infrastructure est hébergée en Suisse.
12. Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à la protection de vos données personnelles, contactez-nous à info@iabsis.com.
13. Modifications
Nous pouvons mettre à jour la présente politique afin de refléter l'évolution de nos services ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.